Tingkatkan Kualitas Tenaga Kependidikan, Universitas Atma Jaya Yogyakarta Menyelenggarakan Pelatihan "Service Exellence"

• Tim Multimedia Fakultas Hukum
• 31 Jan, 2024
• Berita
• 27

Kantor Sumber Daya Manusia Universitas Atma Jaya Yogyakarta menyelenggarakan pelatihan "Service Excellence" pada tanggal 8 - 11 Januari 2024 yang lalu. Kegiatan ini ditargetkan untuk tenaga kependidikan dengan masa kerja 0 (nol) sampai dengan 10 (sepuhluh), kegiatan ini dikemas secara edukatif dan inspiratif untuk mempersiapkan kualitas pelayanan yang prima.

Kegiatan ini mengundang beberapa pembicara yang sudah ahli di dalam bidangnya yaitu, Dr. Pramudianto, S.Th., S.E., M.Min., M.M., PCC. (Founder and Chief Visionary Officer (CVO)), Drs. P. Didit Krisnadewara, M.M. (Dosen Fakultas Bisnis dan Ekonomika UJAY), Agatha Mayasari, S.E., M.Sc. (Dosen Fakultas Bisnis dan Ekonomika UJAY), Api Adyantari, S.A., M.B.A. (Dosen Fakultas Bisnis dan Ekonomika UJAY dan Certified Digital Marketers), Theresia Agung Maryudi H, S.E., M.Si. (Dosen Departemen Manajemen UAJY dan Trainer Manajemen SDM dan Organisasi).

Dalam pelatihan ini, menekankan tentang bagaimana caranya untuk meningkatkan kualitas sehingga menjadi pelayanan yang prima, menjadi seorang pemimpin yang melayani, sampai dengan bagaimana menghadapi komplain dari konsumen. Pramudito selaku Founder and Chief Visionary Officer menjelaskan bahwa, untuk menciptakan konsep pelayanan yang prima harus dimulai dari diri sendiri, artinya harus menanamkan pola pikir bahwa apapun kemampuan yang dimiliki adalah permulaan, pola pikir ini harus memiliki tujuan dan harus sistematis. Kemudian Didit menambahkan bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang melayani harus menanamkan jiwa melayani seperti semboyan yang digaungkan oleh Ki Hajar Dewantara "ing ngarsa sung tulada" yang artinya seorang guru di depan harus menjadi contoh bagi anak didiknya. Terkait cara berkomunikasi, penting bagi tenaga kependidikan untuk memahami hal tersebut yang nantinya digunakan saat berkomunikasi dengan customer yang berbeda generasi (Gen Z, Gen Y, dan Gen Baby Boomers), sehingga akan mempermudah dalam memberikan infomasi, dan mendapatkan feedback yang diharapkan.

Kemudian, Theresia Agung menjelaskan terkait pelayanan via online seperti Whatsapp, ataupun E-mail terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, misalnya dalam menyampaikan informasi tujuannya harus jelas dan tidak bertele-tele, dan menyampaikan informasi yang sebenar-benarnya. Dalam mengirim E-mail juga terdapat etika dalam mengirimnya, Theresia Agung menjelaskan bahwa komunikasi melalui E-mail harus menggunakan E-mail professional, cantumkan Subject secara jelas, serta gunakan salam pembuka dan salam penutup yang benar.

Dengan adanya kegiatan pelatihan "Service Exellence" ini, Fakultas Hukum Universitas Atma Jaya Yogyakarta akan melakukan beberapa tindakan guna meningkatkan kualitas pelayanan, sebagaimana yang sudah dipresentasikan oleh Tenaga Kependidikan yang diwakili oleh Setya Tri Astuti, kepada Dekan Fakultas Hukum Universitas Atma Jaya Yogyakarta yaitu Prof. Dr. Th. Anita Christiani, S.H., M.Hum. Beberapa hal yang ditekankan adalah sebagai berikut: 

1. People

a. Pengetahuan

Para tenaga kependidikan diharapkan tidak hanya mengetahui dan menguasai apa yang menjadi tugas pokoknya tetapi juga mengetahui rencana kegiatan universitas seperti informasi jadwal penerimaan mahasiswa baru. Selain itu koordinasi rutin sebaiknya dijadwalkan minimal sebulan sekali agar setiap subunit dapat saling berkoordinasi terkait rencana kegiatan dan membantu kegiatan subunit lain jika diperlukan.

b. Sikap

Tenaga kependidikan hendaknya memiliki sopan santun dalam melayani dan memulai untuk membudayakan senyum, sapa, dan salam. Selain itu menjadi tenaga kependidikan yang proaktif dan cepat tanggap dalam merespon permasalahan.

c. Keterampilan

Keterampilan berbahasa inggris sebaiknya dapat terus diberikan kepada tenaga kependidikan untuk mendukung program kerja Fakultas Hukum UAJY. Selanjutnya mendorong para tenaga kependidikan untuk mengikuti pelatihan administrasi perkantoran untuk menunjang produktivitas pekerjaan.

2. Product

Praktik Latihan dan Kemahiran Hukum sebagai bekal mengasah softskill dan hardskill mahasiswa belum sepenuhnya efektif karena sejauh ini mahasiswa kurang mendapat pelatihan praktik dari para praktisi. Oleh karena itu untuk mendukung kegiatan tersebut sebaiknya memulai menyusun program yang fokus pada praktik dengan mengundang praktisi sesuai dengan bidangnya seperti Penyusunan BAP dari Penyidik (Polda Jogja), Penyusunan Dakwaan dan Tuntutan (Lawyer), dan Penyusunan Putusan (Hakim).

3. Process

a. Proses transfer informasi masih terkendala karena kurang jelasnya informasi yang diberikan misalnya tanggal batas pengajuan pendadaran. 

b. Mengintegrasikan formulir kegiatan mahasiswa kedalam website FH UAJY seperti formulir cuti dan aktif kuliah, surat izin penelitian, magang, dan lainlain.

c. Mengupayakan adanya survei kepuasan pelanggan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

d. Proses administrasi terlalu lambat karena melibatkan banyak unit dan lokasi yang tidak terpusat.

4. Place

a. Lokasi Fakultas Hukum UAJY yang tidak terintegrasi dengan pusat membuat transfer informasi berjalan lambat sehingga para tenaga kependidikan harus proaktif untuk mengupdate infomasi.

b. Kurangnya jumlah ketersediaan ruang sidang dan ruang kelas.